Conservare i messaggi PEC .. .. per sempre

pecLa PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta giuridicamente la sostituzione della comunicazione cartacea a mezzo Fax. Essa infatti ha stessa valenza ed efficacia giuridica, trattandosi di una comunicazione che riveste carattere di ufficialità su un supporto digitale e non cartaceo. Oramai è chiaro che un documento cartaceo firmato, digitalizzato nello scanner ed inviato come allegato in un messaggio PEC, sostituisce a tutti gli effetti l'inoltro dello stesso documento cartaceo a mezzo fax.

Questa forma di comunicazione "dematerializzata", legalmente riconosciuta dalla normativa vigente, da la sensazione che un documento digitale si conservi piu' a lungo di uno cartaceo. In effetti, i fax sono di carta e pertanto soggetti a processi di

degradazione e degenerazione tipici della cellulosa. Nel tempo dunque, nonostante vengano conservati con cura, essi vanno incontro a ingiallimento, sbiadite, stracciature, stropicciature .. che ne prediugicano l'integrità e la corretta leggibilità e, pertanto, la loro stessa validità ed efficacia. Quando invece parliamo dello stesso documento ma in formato digitale, la sensazione di perdita del documento sparisce nei nostri pensieri. Pensiamo noi che un documento digitale è un file informatico. Un file non si consuma, non si straccia, non si ingiallisce e, soprattutto se ben archiviato, non si smarrisce mai. Tutto sommato cio' è abbastanza vero. Un file si puo' cancellare, ma possiamo anche proteggerlo con password, "zipparlo" e comprimerlo ecc.. Ma, come per il cartaceo, nonostante le nostre attenzioni, anche un documento digitale puo' essere smarrito, per sempre. In riferimento ai Gestori della posta PEC, consideriamo Aruba come Gestore che assume un ruolo importante per la ASL di Caserta e molte aziende e privati. Ebbene, Aruba mette a disposizione una funzione di esportazione istantanea dei messaggi PEC ricevuti, letti e archiviati. Tale funzione consente di esportare sul proprio pc tutti i messaggi PEC con i relativi allegati, solitamente rappresentati da file pdf, word, excel o altro tipo di estensione.

Il fatto che le comunicazioni avvengano su browser web, non significa che esse potranno rimanere in eterno nel nostro account di posta PEC. Il Gestore Aruba pec, infatti, ai sensi del DPR 68/2005, è tenuto a conservare i log dei messaggi di posta elettronica per trenta mesi. Trascorso tale termine, non viene piu' garantita la possibilità di reperire copia di tale documentazione. Siccome potrebbe rendersi necessario recuperare e disporre di evidenze di trasmissioni avvenute da piu' di trenta mesi,è opportuno che con cadenza almeno annuale vengano create delle copie di backup da poter archiviare e utilizzare in caso di necessità per il recupero di dati essenziali. Brevemente quindi andiamo ad illustrare la procedura da adottare per conservare definitivamente da internet al computer (supporti ottici come DVD, Hard disk interni/esterni, penne USB) i nostri messaggi di posta elettronica certificata Aruba PEC. Facciamo alcune importanti premesse;

i messaggi PEC di solito contengono al loro interno ulteriori file che a loro volta contengono gli allegati. Un sistema simile alle famose “matrioske”, le bambole russe l’una dentro l’altra.

Le estensioni dei file presenti nel messaggio PEC sono “non comuni” nell’utilizzo quotidiano del computer (di solito hanno estensioni tipo .EML e non zip, rar .. ecc..). Solo a seguito dell’apertura di un file EML (di solito è il file denominato postacert.eml) è possibile accedere agli allegati che interessano l’utente (i file pdf, doc, xls, ppt.. ecc..). Le cose diventano ancor piu’ complesse se consideriamo che il tutto viene esportato dal Gestore Aruba sottoforma di unico grosso file archivio generalmente denominato export.mbox la cui stessa estensione, .mbox, non viene riconosciuta da nessun programma utile alla decompressione.

Poste tali premesse, passiamo dunque alla procedura da adottare per conservare e consultare sempre i messaggi di posta elettronica certificata PEC.

Cosa serve:

  1. Browser di navigazione google chrome o mozilla firefox
  2. programma di archiviazione file MBOX denominato mboxview (scaricalo da questo sito)
  3. programma di apertura/lettura file EML come mozilla thunderbird

Procedere a scaricare dapprima il file mboxview che è molto piccolo ma altrettanto potente e versatile. Successivamente scaricare e installare mozilla thunderbird. Se già usate questo client di posta elettronica allora non è necessario scaricarlo e installarlo.

Pare che in alternativa a thunderbird anche Outlook riesca a leggere i file EML.

A questo punto siete pronti a trasferire le mail PEC dal portale Aruba al vostro computer. Create dunque una cartella destinata a contenere i messaggi da conservare. Una volta creata tale cartella, copiate al suo interno il file mboxview.exe precedentemente scaricato da questo sito. Successivamente connettetevi alla PEC online di Aruba. Selezionate i messaggi ricevuti e cliccate sulla voce “Esporta” come descritto nell’ immaginedescritto nell’ immagine

Aruba scaricherà tutti i messaggi PEC precedentemente selezionati in un unico grande file denominato EXPORT.MBOX. Eventuali successivi scaricamenti verranno denominati EXPORT(1).MBOX. (2), (3) e cosi’ via. Una volta scaricato questo file mbox dovrete copiarlo/spostarlo nella cartella precedentemente creata dove avete il file mboxview.exe di prima.

Fatto.

Adesso aprite la cartella e avviate il file mboxview.exe. Una volta avviato il file dovete selezionare la cartella che contiene il file export.mbox (è la stessa cartella sulla quale state operando). A questo punto avete la possibilità di entrare nel file mbox e leggere ogni singolo messaggio PEC proprio come se vi trovaste online nella vostra PEC Aruba. Selezionando un messaggio noterete in basso la presenza di un file (postacert.eml). Cliccando sul file postacert.eml, verrà aperta un’altra finestra che ripropone il file postacert.eml. Selezionate questo file e scegliete la voce “Apri con Mozilla Thunderbird" tasto destro del mouse). A questo punto una volta aperto il file saranno finalmente presenti gli allegati che vi interessano e potrete aprirli, consultarli o salvarli a vostro piacimento.

La cartella contenente i messaggi PEC e il file necessario all’ apertura (mboxview.exe) puo’ essere masterizzata su un dvd per ulteriore sicurezza.

 

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Di impegnarmi nel mio continuo miglioramento, aggiornando le mie conoscenze all'evolvere della scienza;
Di svolgere la mia attività in piena libertà e indipendenza di giudizio, secondo scienza e coscienza, con dignità e decoro, conformemente ai principi etici, e deontologici propri della Medicina Veterinaria.